عملکرد معاونت اداری مالی در سال 96

عملکرد حوزه معاونت اداری و مالی
دانشکده پرستاری و مامایی تبریز (1396)
حوزه معاونت اداری و مالی با زیر مجموعه های خود اعم از اداره امور اداری، اداره حسابداری، کارگزینی، خدمات، تلفنخانه، انبار، کارپردازی، مسئول دفتر،دبیرخانه و بایگانی به حول و قوه الهی با حدودا نصف افراد شاغل در پستهای مصوب تشکیلاتی دانشکده مشغول انجام وظیفه میباشد که خلاصه ای از اهم عملکرد حوزه بحضور تقدیم میگردد.

با تشکر
دکتر قهرمان شیرزاد
معاون اداری و مالی دانشکده

گزارش عملکرد واحد کارگزینی

ردیف	اهم فعالیتهای صورت پذیرفته واحد کارگزینی سال 96	شاخص ارزیابی
ردیف	اهم فعالیتهای صورت پذیرفته واحد کارگزینی سال 96	کمی	کیفی
1	صدور مأموریت های اداری کارکنان و اعضاء هیأت علمی	130 فقره
2	تکميل بودن و صحت اطلاعات شخصی در سيستم پرسنلي (تصویر – آدرس – شماره تلفن – وضعيت تأهل و ...)		بمحض تشکیل پرونده اطلاعات خواسته شده طبق فرم طراحی شده داخلی اخذ و در سیستم درج میگردد
3	تکمیل و بروز رسانی صحیح اطلاعات استخدامی کارکنان در سیستم پرسنلی (رشته تحصیلی، آخرین مقطع تحصیلی، شماره مستند استخدام، تاریخ مستند استخدام، عنوان مستند استخدام و ...) و عدم وجود (کارکترهای - * / ـ 0 و ...)		پس از تشکیل پرونده اطلاعات خواسته شده اخذ و در سیستم درج میگردد
4	تکميل بودن مدارک اوليه استخدامي و پرسنلي (پايان خدمت، گواهي ايثارگري، عکس، شناسنامه، گواهی تندرستی، عدم سوء پیشینه کیفری و ...) و درج مستند مجوز استخدامی		پس از تشکیل پرونده اطلاعات خواسته شده اخذ و در سیستم درج میگردد
5	ارسال بموقع و صحيح آمارهاي خواسته شده، براساس نامه ها يا پيامها (تصدی بیش از یک شغل، شناسه کارمند ایران، ایجاد پرونده پرسنلی، مجوزهای استخدامی و ...)		بر حسب مورد درخواستی کلیه اطلاعات و آمار تنظیم و در موعد تعیین شده ارسال گردیده است
6	تهیه و نصب گزارشات مهم آماری و نموداری از وضعیت منابع انسانی در اتاق ریاست و کارگزینی و بروز رسانی آن طبق دستورالعمل ارسالی		در پایان سال 96 زیج منابع انسانی استخراج و پس از چاپ در دفتر ریاست و کارگزینی نصب گردید است
7	شرکت فعال در جلسات، سمينارها و آموزش های ترتیب داده شده از سوی مدیریتهاو معاونتها و ادارت دانشگاه		بر حسب دعوت در کلیه برنامه های آموزشی و جلسات ترتیب داده شده و سمینارها حضور یافته ایم
8	اقدام جهت اخذ شماره مستخدم برای کلیه کارکنان قراردادی و رسمی و پیمانی	11 نفر	اقدام در خصوص مشاغل کارگری
9	رعایت فرآیند سختی کار و برقراری آن در موارد مشمول و همچنین قطع آن در موارد عدم اشتغال عملی در پست مربوطه		اقدام طبق گزارشات اخذ شده در احکام صادره
10	ابلاغ و اجرای صحیح و بموقع آراء و احکام مراجع قضایی، دیوان عدالت اداری، تخلفات اداری و هیئت حل اختلاف	1 فقره بازنشستگی قهری و 1 فقره اخراج هیأت علمی
11	تکمیل صحیح تاریخچه شغلی		بمحض تشکیل پرونده اطلاعات خواسته شده طبق فرم طراحی شده داخلی اخذ و در سیستم درج میگردد
12	تکمیل صحیح پرونده های پرسنلی ایثارگران دارای مدرک تحصیلی مرتبط و غیرمرتبط در سیستم پرسنلی	3 فقره مشمولین اقدام گردیده است
13	تکمیل صحیح فیلد تاریخ اخذ مدرک (مدرک فوق لیسانس و دکترا) در تب تاریخچه 1 پرونده پرسنلی در سیستم پرسنلی	7 فقره	برحسب مورد اقدام گردیده است
14	تکمیل فرم مربوط به نحوه استفاده و فرم محاسبه کسر کار جانبازان، درج در پرونده پرسنلی	2 فقره
15	تکمیل و بروز رسانی اطلاعات عائله مندی، تعداد اولاد و تعداد اولاد مشمول کارکنان در سیستم پرسنلی و در پرونده پرسنلی فیزیکی کارکنان پس از مکاتبه و درخواست مدارک از همکاران		بمحض ارائه مستندات اطلاعات خواسته شده در سیستم بروز رسانی میگردد
16	صدور قرارداد برقراری حق فنی کارکنان غیر هیأت علمی	3 فقره
17	صدور ابلاغیه برقراری و اصلاحات مربوطه فوق العاده محرومیت از مطب کارکنان هیأت علمی و غیر هیأت علمی	105 فقره قرارداد مربوطه برای اعضاء هیأت علمی ا فقره غیر هیأت علمی
18	ثبت انواع مرخصي ها (روزانه، ساعتی) در سيستم پرسنلي در موارد لزوم (با توجه به آنلاین بودن سیستم اخذ مرخصی و حضور و غیاب خود همکاران اقدام به اخذ مرخصی از سیستم مینمایند ولی در موارد خاص این امر از سوی کارگزینی صورت می پذیرد مثل ثبت مرخصیهای استعلاجی و مواردی که همکاران امکان اخذ مرخصی از سیستم را ندارند)	65 فقره مرخصی استعلاجی
19	ابلاغ کتبي مانده مرخصي سالانه به همکاران (با اخذ امضاء مستخدم) و درج در پرونده پرسنلي	35 نفر رسمی و پیمانی 17 نفر کار معین 11 نفر مشاغل کارگری
20	حضور و غياب و ثبت اطلاعات و آمار مربوط به ورود و خروج (اعمال ضوابط در خصوص کسرکاری و غیبت و رعایت آئین نامه حضور و غیاب) و استفاده کلیه کارکنان از تایمکس		تعریف بیش از 50 نفر دانشجویان دکترا جهت استفاده از سیستم بررسی و کنترل و اخذ گزارشات ماهانه از سیستم و ارسال به واحد مربوطه اقدامات لازم جهت آنلاین نمودن سیستم حضور و غیاب کارکنان و اعضاء هیأت علمی –برگزاری جلسه آموزشی برای کارکنان – بررسی و اصلاح مغایرتها که بیش از 70 درصد وقت مسئول محترم را صرف مینماید و ....
21	طبقه بندی ماهانه گزارش ‌های استخراج شده از سیستم حضور و غیاب و ارسال گزارش اطلاعات به مسئولین مربوطه		گزارشات ماهانه استخراج و به گروههای مربوطه بتفکیک ارسال گردیده است
22	تکميل صحيح و بموقع فرم هاي برقراري حقوق بازنشستگي و وظيفه، ليست اسامي بازنشستگان، حکم برقراري حقوق، فرم يک و دو بازنشستگي، ارسال مدارک و مستندات حداقل 45 روز قبل از تاريخ بازنشستگي به مديريت منابع انسانی دانشگاه	تشکیل و ارسال پرونده های بازنشستگی 8 پرونده
23	انتقال و يا تعيين کسور بازنشستگي سنوات خدمت احتساب شده		برحسب مورد بررسی و اقدام گردیده که در پرونده های ایشان ضبط گردیده است
24	عملکرد کارگزینی در سامانه نقل و انتقالات متقاضیان	5 فقره
25	لزوم درج و تکمیل تاریخ انتهای ماموریت آموزشی در شرح احکام صادره		در شرح احکام کلیه مشمولین درج گردیده است
26	اقدام بموقع جهت تمدید ماموریت آموزشی (2 ماه قبل) و پیگیریهای مربوطه شفاهی و کتبی تا حصول نتیجه		برحسب مورد بررسی و اقدام گردیده که در پرونده های ایشان ضبط گردیده است
27	ثبت و تائید بموقع اعلام نیاز نیروهای طرحی در سامانه برنامه ریزی (مطابق زمان‌بندی) و پیگیری تائید آن از معاونت ذیربط		طبق دستور در شروع هر فصل از طریق سامانه رشد اقدام و پیگیریهای لازم صورت پذیرفته است
28	ارسال بموقع شروع بکار یا عدم شروع بکار نیروهای طرحی اعزامی به واحد		بلا فاصله بعد از وصول شروع بکار از حوزه، گروه، واحد مربوطه اقدام گردیده است
29	صدور معرفینامه های مربوط به اخذ گواهی عدم سوء پیشینه و تندرستی نیروهای طرحی بلافاصله بعد از مراجعه معرفی شدگان		برای کلیه معرفی شدگان طرحی اقدام گردیده است
30	صدور بموقع گواهی پایان طرح یا گواهی قسمتی از انجام طرح	2 فقره اتمام طرح و گواهی و حکم مربوطه صادر گردیده است
31	ارسال مدارک مربوطه جهت تشکیل پرونده پرسنلی برای نیروهای معرفی شده به این واحد با هر نوع استخدام و یا بکارگیری به واحد مکانیزاسیون دانشگاه	16 پرونده درخواست گردیده است
32	صدورحکم پایان طرح در سیستم پرسنلی برای کارکنانی که طرح آنان پایان یافته است	2 فقره
33	انجام صحیح امورات تمدید طرح متقاضیان در مهلت قانونی		برای کلیه معرفی شدگان طرحی و در موعد تعیین شده اقدام گردیده است
34	تبديل وضعيت استخدامي از پيماني به رسمي آزمايشي براساس آئین نامه	2 فقره اقدام گردیده است
35	تبديل وضعيت استخدامي از رسمي آزمايشي به رسمي قطعي براساس آئین نامه ابلاغی	-	مورد برحسب وجود اقدام گردیده است
36	تنظیم و ارسال کلیه مکاتبات مورد نیاز چه بصورت نامه و چه بصورت پیش نویس	773 پیش نویس و نامه ارسال شده است
37	ارسال نامه های مربوطه در خصوص اعلام زمان ترفیع پایه اعضا ء هیأت علمی حداقل 2 یا 3 ماه قبل از موعد سررسید و پیگیری های مربوطه تا حصول نتیجه و ارسال صورتجلسات مربوطه و نهایتاً صدور حکم	32 فقره
38	صدور احکام سالیانه و اصلاحات مربوطه	609 فقره
39	ارزیابی عملکرد سالانه و تحویل مدارک و ارسال به اداره ارزیابی و پیگیری تا حصول نتیجه	80 فقره
40	ارائه گواهیهای حضور		ماهانه برای تمامی گروهها ارسال گردیده است
41	ارائه مستندات مربوط به مزایای غیر مستمر (حق مسکن، البسه، مهد کودک، ایاب و ذهاب، غذا و اضافه کاری)		ماهانه برای تمامی کار کنان مشمول به اداره حسابداری جهت پرداخت ارسال گردیده است
42	شرکت در جلسات کمیته ترفیعات و انتخابات مدیر گروهی دانشکده بعنوان عضو ثابت	20 مورد
43	اقدام مقتضی در خصوص مصوبات صورتجلسات کمیته منتخب ارتقاء دانشکده	31 صورتجلسه
44	با توجه به تفویض اختیار از طرف مدیریت توسعه سازمان و تحول اداری صورتجلسات کمیته فرعی بر حسب مورد	افقره	تشکیل و تصویب صورتجلسه کمیته فرعی در خصوص موقت نمودن پست (تغییر وضعیت استخدامی خانم دکتر جبارزاده)
45	تشکیل و ارسال پرونده و مدارک مربوط به ارتقاء رتبه مشمولین و نهایتاً ارسال صورتجلسات تأیید شده و صدور احکام مربوطه	رتبه عالی 3 نفر 1 نفر رتبه پایه
46	تشکیل و ارسال پرونده و مدارک مربوط به ارتقاء طبقه مشمولین و نهایتاً ارسال صورتجلسات تأیید شده و صدور احکام مربوطه	6 نفر ارتقاء طبقه

گزارش عملکرد واحد دبیرخانه و دفتر معاونت اداری و مالی و امور رفاهی کارکنان

مسئولیتها:

مسئول دفتر معاونت اداری و مالی
مسئول دبیرخانه - شماره ابلاغ 3221/55/5 مورخ 92/5/16
مسئول نظارت بر امورات بایگانی با ابلاغ
مسئول امور رفاهی کارکنان - شماره ابلاغ 701/د/5 مورخ 96/1/16
مسئول رابط اسناد دانشکده - شماره ابلاغ 9920/55/5 مورخ 92/10/8
انجام امورات دانشجویان ارس و آزاد (منجمله پیگیری و ثبت قراردادها، نامه ها، درخواستهای شخصی، صورتجلسات، پایان نامه، مدارک حق التدریسی و ...)

نقاط قوت: با عنایت به حساسیت کاری و انجام چندین کار متفاوت با عنایت خداوند هیچ گونه خللی تا به امروز در کارهای محوله اینجانب گزارش نشده است و دریافت چندین تشویق منجمله از "معاون محترم توسعه، مدیریت" و "مدیر امور پشتیانی و رفاهی" خود گویای حسن انجام وظیفه و نظارت بر گردش صحیح مکاتبات و اتخاذ تدابیر لازم جهت انجام و ارائه پاسخ به امور محوله می باشد.

عمده مشکل:

لزوم حضور مداوم و همیشگی و نبود فرد جایگرین برای موارد مرخصی و ضروری
کمبود نیرو

قبلا در دبیرخانه یک نفر مسئول اتوماسیون اداری و یک نفر مسئول ثبت دفاتر و گردش نامه های دستی بود که با توجه به انتقال آقای قرهخان نژاد به بایگانی و خانم نائبی به ریاست مسئولیت اتوماسیون و ثبت 15 دفتر و گردش نامههای دستی داخلی دانشکده توسط اینجانب با همکاری سه نفر نیروی خدماتی و مکاتبات خارج از دانشگاه علوم پزشکی تبریز بعد از هماهنگی با نامه رسان پست مرکزی صورت میگیرد.
بعلاوه مسئولیت دفتر معاونت، تایپ نامه های قسمت اداری، تایپ صورتجلسات هفتگی، تنظیم و تعیین اوقات جلسات و پاسخگویی به ارباب رجوع، پاسخگویی به تماسهای تلفنی، انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی نامه ها و گزارشات و مدارک واحد مربوط، درخواست های خرید و تحویل کالا، اخذ امضاء و تفکیک احکام و تایمکس کلیه کارکنان و ...

مسئولیت امور رفاهی کارکنان:

تعداد اعضای بیمه درمان تکمیلی 83 نفر
تعداد اعضای بیمه عمر و حوادث 13 نفر
تعداد پروندههای پزشکی: 210 فقره

که پس از اخذ و رفع نواقصات تحویل بیمه گذاری گردیده و نتیجه پرداخت مطالبات پیگیری شده و به اطلاع ذینفعان می رسد.

تعداد دانش آموزان ممتاز: 49 نفر

در مقاطع مختلف تحصیلی بود که امورات مربوط به تایپ و تهیه تقدیر نامه و نامه معرفی دانش آموزان به اداره رفاه، اداره حسابداری و تنظیم درخواست خرید کارت هدیه به واحد کارپردازی ارسال و نهایتاً تقدیر نامه بهمراه کارت هدیه به عزیزان اهداء شد.

تعداد افراد معرفی شده به اداره رفاه جهت اخذ تسهیلات بانکی: 6 نفر

مسئولیت دبیرخانه:

ثبت و اسکن نامه های ارسالی و دریافتی و داخلی و ارجاع به قسمتهای مرتبط از طریق اتوماسیون بتعداد 4950 فقره
نظارت بر گردش صحیح مکاتبات و اتخاذ تدابیر لازم به منظور حصول اطمینان از بازگشت نامه و مدارک ارسالی به دفتر واحد بعد از اقدام
ثبت و اسکن کلیه:
صورتجلسات دانشکده بتعداد 400 فقره
برنامه های هفتگی اساتید بتعداد 150 فقره
گواهی های شرکت در کارگاههای آموزشی 300 فقره
فرمهای ارزیابی نهایی پایان نامه دانشجویان بتعداد 150 فقره
فرمهای فراغت از تحصیل و پرونده های فارغ التحصیلی بتعداد 300 فقره
کلیه درخواستهای دانشجویان اعم از مفقودی کارت و درخواست مهمانی و انتقال، استعلاجی بتعداد 450 فقره
گواهی های صادره دفتر مجله بتعداد 40 فقره
ماموریتهای کارکنان و اعضای هیت علمی بتعداد 105 فقره
استعلاجی کارکنان و اعضای هیئت علمی بتعداد 63 فقره
مدارک حق التدریس مربوط به اساتید و ارسال به حسابداری در دفتر جهت پرداخت بتعداد 240 فقره
تحویل فرم گواهی اشتغال به دانشجویانی بتعداد 320 فقره
ارسال نامه های پستی خارج از دانشکده در 6 ماهه اول به تعداد تقریبا 80 فقره
گردش نامههای دستی داخلی و خارجی بهمراه ثبت 18 دفتر
تفکیک و توزیع نامه ها برحسب موضوع و فوریت و ... و ارسال به مدیریت جهت ارجاع به کارشناسان مربوط
ارسال برنامه های کارآموزی و گواهی تدریس اساتید خارج از دانشکده
تفکیک احکام کارکنان و اعضای هیئت علمی و ثبت و اسکن و ارسال به واحدهای دانشگاه
نامه های همکاران فاقد اتوماسیون اداری
تحویل نامه و بسته ها از پست و ارسال به گیرندگان مورد نظر
نظارت لازم بر تفکیک نامه های عادی و محرمانه و ارسال به موقع آنها به مسئولین مربوطه
تکثیر و توزیع بخشنامه های اداری برحسب نیاز خصوصا برای افراد فاقد اتوماسیون اداری
انجام سایر امور مربوطه طبق دستور مافوق مطابق مقررات

مسئولیت دفتر معاونت اداری و مالی:

تایپ صورتجلسات اداری و امور خیرین سلامت و تهیه پیش نویس نامه های اداری و درخواستی به تعداد 300 فقره
پاسخگویی لازم به مراجعین دفتر و راهنمایی آنها
فراهم آوردن امکان انجام درخواست های مراجعین
پاسخگویی به مکالمات تلفنی از خارج و یا داخل سازمان و ارسال آنها به مبادی ذیربط
تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با سرپرست مربوط و تعیین اوقات جلسات و کمیسیونهایی که در محل واحد مربوطه تشکیل میشود و مطلع ساختن افراد شرکت کننده در جلسه
ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوط به اشخاص و موسسات ذیربط و واحدهای تابعه و پیگیری نتیجه انجام آنها
دریافت نامه ها، سندها، قبض انبار، درخواست تحویل و خرید تنظیمی از گروههای کارشناسی جهت امضاء مسئولین ذیربط و تحویل به کارشناسان مرتبط واحدهای مختلف بعد از اقدام
انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی نامه ها و گزارشات و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط

اهم فعالیتهای حوزه امور مالی
حوزه مالی متشکل از واحدهای حسابداری مالی، حسابداری حقوق و دستمزد، حسابداری انبار، حسابداری اموال، خزانه داری، تدارکات بوده که اهم و خلاصه فعالیتها و اقدامات صورت گرفته در این حوزه به شرح ذیل میباشد:

صدور بیش از 790 سند حسابداری طی سال مالی مورد گزارش
ارائه گزارش بودجه عملکرد سه ماهه اول، شش ماهه، نه ماهه و سالانه و ارائه بودجه های تعدیلی
انجام عملیات حسابرسی میان دوره ای و سالانه عملکرد 96 توسط ستاد و کسب گزارش مقبول در هر دو دوره
تهیه و ارائه گزارشهای مورد نظر دانشگاه
ارسال گزارشات ماهانه حقوق و دستمزد و عملکرد برای ستاد
انجام کلیه امور مالیاتی دانشکده شامل اظهارنامه عملکرد و گزارش معاملات فصلی و ...) و اقدامات موثر در خصوص پرونده های مالیاتی سنوات قبل
انجام انبارگردانی میان دورهای و پایان سال مالی با حضور نماینده حسابرس داخلی و مستقل
ارسال اطلاعات و گزارشات دوره ای به مراجع و سازمانهای ناظر
استقرار و بهره برداری از سیستم حسابداری بام به منظور انجام امور حسابداری حقوق و دستمزد
كسب تقديرنامه برترین دانشکده در ارزیابی واحدهای مالی دانشگاه از منظر بهترین عملکرد مالی و اقتصادی واحد دانشگاهی برای اولین بار
کنترل و ارزیابی روزانه نقدینگی دانشکده جهت پاسخگویی به تعهدات و مدیریت بهینه وجوه مازاد بر نیاز جاری جهت بهبود وضعیت عملکرد
مذاکره با بانکها به منظور اعطای تسهیلات ویژه به کارکنان دانشکده
مدیریت موثر بر کسب درآمد اختصاصی در راستای افزایش بودجه دانشکده
ارتقای قابل توجه در توسعه شفافیت اطلاعات مالی در بارگذاری اتوماسیون اداری
ساماندهی سیستم عملیات نگهداری و ثبت اطلاعات دارایی های ثابت دانشکده
حضور مستمر در اکثر جلسات آموزشی و کمیسون های تخصصی دانشگاه
افزایش ظرفیت استفاده از نرم افزارهای مالی با همکاری واحد فناوری اطلاعات به شرح ذیل:

رديف	نام سیستم	ارتباط با ساير سیستمها	شرح سیستم
1	حسابداری مالی	کلیه سیستمها	سیستم حسابداری به عنوان زیربنای مجموعه سیستمهای اطلاعات مدیریت وظیفه ثبت و نگهداری اسناد مالی را بر عهده دارد. هر یک از سیستمهای دیگر در صورت وجود عملیاتی که دارای اثرات مالی باشد اسناد حسابداری را به این سیستم ارسال میکنند.
2	انبار و حسابداری انبار	حسابداری/تدارکات	سیستم انبار وظیفه ثبت و نگهداری موجودی کالاهای خریداری شده اعم از مصرفی و غیرمصرفی را برعهده دارد. این سیستم همچنین اطلاعات لازم جهت انجام محاسبات بهای تمام شده را فراهم مینماید.
3	حقوق و دستمزد	حسابداری/منابع انسانی	سیستم حقوق و دستمزد امکان محاسبه دقیق مبالغ دستمزد پرسنل را فراهم نموده و بر اساس فرمولهای مشخص شده نسبت به اعمال کسورات قانونی اقدام مینماید.
4	بهای تمام شده	حسابداری/انبار و حسابداری انبار	سیستم بهای تمام شده به عنوان مهمترین سیستم در مجموعه سیستمهای اطلاعات مدیریت، وظیفه جمعآوری اطلاعات از سایر سیستمها و محاسبه بهای تمام شده را بر عهده دارد.
5	تدارکات	حسابداری مالی/حسابداری اموال و انبار	سیستم تدارکات وظیفه ثبت و پیگیری درخواست های خرید از زمان ثبت تا انجام خرید و ارسال آن به انبار را به عهده دارد.

گزارش عملکرد واحد انبار
نظر به اینکه واحد انبار دانشکده به روش نرم افزاری، نوین مالی اجرا و گزارش گیری میشود؛ میزان گردش کالای انبار در نیمه اول سال بالغ بر یکصد و چهل میلیون ریال بوده که با استفاده از روشهای جدید انبارداری، موجودی انبار طوری تنظیم میشود که در زمان انبارگردانی که سالی دو بار (هر شش ماه یکبار) انجام میگردد، در کمترین زمان ممکن شمارش و جمع بندی گردد، در طول تصدی اینجانب بعنوان انباردار کلیه اقلام راکد و مازاد و بلا استفاده با اخذ مجوزهای لازم از دانشگاه به فروش رسیده و به این طریق از چرخه گردش کالا خارج شده اند و اینک موجودیهای انبار با گردشی متناسب با مصرف در حال فعالیت است و نیز همانطور که مستحضرید مجموعه مالی دانشکده در چند دوره بعنوان واحد نمونه برگزیده شده است.

در حوزه فعالیت اینجانب بحمدالله مشکل خاصی وجود ندارد.

گزارش عملکرد واحد کار پردازی
لازم به توضیح است اطلاعات صرفاً بصورت عملکرد ریالی ارائه شده و عملکرد فعالیت های این واحد بمراتب گسترده تر می باشد و شامل انواع پیگیری ها و نظارت ها بر دریافت کالای متنوع یا خدمات متعدد می باشد

لیست درخواستهای خرید دانشکده پرستاری و مامایی تبریز در 6 ماهه اول
ردیف	تاریخ درخواست	شرح درخواست	مبلغ برآورد انجام شده
	10/02/96	صندلی تابوره آزمایشگاهی	30.000.000
	28/02/96	سرویس پست برق دانشکده	40.000.000
	01/05/96	آرایش سیستم کابلکشی اینترنت سالن ریاست	45.000.000
	02/05/96	بازسازی تابلو برقهای دانشکده	120.000.000
	29/05/96	اصلاح ابروها و شیروانی ساختمان آموزش	35.000.000
	08/05/96	نصب سیستم اعلام حریق دانشکده	90.000.000
	06/06/96	بن ماری سرولوژی 25 لیتری	25.000.000
	07/06/96	ایزوگام سقف ساختمان اداری و مالی	40.000.000
	16/07/96	هزینه برق مصرفی	33.711.000
	18/07/96	تعمیر و تعویض لولههای آب سرد و گرم اتاق دانشجویان طرحی	30.000.000
	24/07/96	هزینه قبض آب مصرفی	35.896.000
	01/08/96	خرید روپوش دانشجویی	80.890.000
	01/08/96	ایجاد سالن غذاخوری هیئت علمی	70.000.000
	30/02/96	هزینه سرویس های دانشجویی	60.000.000
	30/02/96	خریدهای ماده 45	20.000.000
	30/02/96	هزینه بلیط اساتید	50.000.000
	30/02/96	تعمیر جک درب نگهبانی	9.000.000
	30/02/96	هزینه های متفرقه (پیک، حمل نخاله، ارسال مراسلات، حمل اموال به بیمارستانها)	20.000.000
	01/03/96	تعمیر لوله کشی سیستم تاسیساتی اتاقهای هیئت علمی	12.000.000
	25/03/96	ساماندهی جعبه های تلفن	8.000.000
	30/06/96	هزینه نگهداری فضای سبز	50.000.000
	05/06/96	تعمیر دوربینهای دانشکده	20.000.000
جمع = 249.000.000

لازم به توضیح است اطلاعات صرفاً بصورت عملکرد ریالی ارائه شده و عملکرد فعالیت های این واحد بمراتب گسترده تر می باشد و شامل انواع پیگیری ها و نظارت ها بر دریافت کالای متنوع یا خدمات متعدد می باشد

شش ماهه دوم 96	عملکرد (ريالی)
33198000	خريد اقلام مصرفي/ابزار و لوازم مصرفي پزشکي
1156609295	خريد اقلام مصرفي/ساير موجودي ها
439269001	خريد اقلام سرمايه اي/اثاثيه و منصوبات
12055400	خرید ماشین الات و ابزار
100000000	خرید سایر دارایی ها
1571808645	خرید خدمات
3740153942	جمع

گزارش عملکرد واحد امور خدمات
1. نصب سیستم اعلام حریق برای واحدهای حساس و کلیه ساختمانها که در خواستهای مربوطه طبق استاندارهای اعلامی چندین بار تنظیم شده ولی بدلیل عدم تامین اعتبار اقدام عملی صورت نگرفته است.
2. با توجه به قدمت ساختمان اصلی دانشکده و پوسیدگی لوله های ساختمان نیاز به لوله کشی مجدد میباشد که مشکل چکه نمودن آب از سقف اتاق کارشناسان طرحی و آبدارخانه و نیز عدم صاف بودن آب لوله های آن ساختمان از جمله مشکلات علنی و بارز میباشد که در اینخصوص نیز با نظر کارشناسان محترم فنی درخواست تنظیم شده ولی بدلیل عدم تامین اعتبار اقدامی صورت نگرفته است.
3. اصلاح و بازسازی و استانداردسازی سیستم برق و تاسیسات و سیم کشیهای داخلی و خارجی دانشکده.
4. بازسازی و اصلاح وضعیت سقف سرویسهای بهداشتی ساختمان اداری و ایزوگام سقف.
5. قرار دادن کانالهای کولرهای آبی ساختمان ریاست در داخل داکت.
6. تعمیر سقف ساختمان آموزش (ایرانت و آبروها).
7. حل مشکل رطوبت دیوار بیرونی پراتیکها
8. حل مشکل گرمایش ساختمان اداری و مالی.
9. برنامه ریزی جهت وضعیت سرویس دهی به دانشجویان و تعیین چهارچوب لازم برای این امر.
10.نصب نیمکتهای سایه بان دار برای محوطه جهت استفاده دانشجویان و مراجعین.
11.شستن فرشهای نمازخانه
12.جابجایی اتاقهای واحد معاونت پژوهشی از ساختمان اداری به ساختمان آموزش و ایجاد بایگانی معاونت پژوهشی
13.انتقال و جابجایی اتاقهای دکترای خواهران پرستاری و مامایی از ساختمان آموزش به ساختمان اداری
14.انتقال و جابجایی اتاقهای دکترای برادران از ساختمان آموزش به لابراتوار زبان ساختمان ریاست
15. انتقال و جابجایی اتاق نیروهای طرحی از ساختمان ریاست به ساختمان آموزش
16. ایجاد کلاس 11 در ساختمان آموزش
17. ارائه دادن کمد به دانشجویان دکترای مامایی و پرستاری در ساختمان اداری و تعمیر قفل آنها
18.نظافت محوطه برق مرکزی و سرویس تابلو برقها و همچنین سرویس ژنراتور برق اضطراری
19. سرویس پکیج طبقه اول و دوم ساختمان اداری
20. شرکت در کلاسها و جلسات دعوت شده از طرف مسئولین محترم
21. گردش و تحویل نامههای داخلی در واحدهای مختلف دانشکده
22. ارسال نامه های سفارشی به واحدهای دانشگاه
23. انجام امورات درخواستی از طرف مسئولین محترم
24. ارائه سرویس برای دانشجویان ارشد سلامت جامعه، به مراکز بهداشتی شهری و روستایی
25.ارائه سرویس به کلیه کارکنان در ماموریتهای کمتر از یک روز
26. ارائه سرویس به دانشجویان از دانشکده پرستاری و مامایی به دانشکده پزشکی جهت شرکت در کلاسها
27. ارائه خدمات به کلیه کارکنان، دانشجویان و اساتید
28. ارائه خدمات به کلیه برنامه های اجرایی در دانشکده
29. ارائه پذیرایی چای روزانه
30. درخواست از انبار بموقع و ماهانه جهت استفاده در خدمات تنظیمی
31. نظافت روزانه
32.تنظیم درخواست قبضهای آب و برق و تلفن

گزارش عملکرد واحد بایگانی
1. تحویل نامه های دبیرخانه شامل (ضبط کلیه احکام اساتید و کارکنان و نیروهای طرحی)
2. ارائه و تحویل مدارک درخواستی واحد کارگزینی دانشکده
3. ارائه آمارهای کلیه اساتید و کارکنان و دانشجویان به درخواست واحدهای ذینفع
4. تحویل تایمکس، گواهی انجام کار،گواهی هزینه غذا، گواهی ایاب ذهاب، گواهیهای استعلاجی و نامه های متفرقه کارکنان ضبط در زونکن های مربوطه
5. تحویل صورت جلسات از دبیرخانه (اداری،آموزشی، پژوهشی، هیت رئیسه، کمیته منتخب) ضبط در زونکن های مربوطه
6. تمامی مکاتبات اداری پرسنلی از طریق سیستم اتوماسیون ارجاع به اینجانب از تمام واحدها پس از بررسی پرینت و ضبط در پرونده پرسنلی و یا زونکن های مربوطه

حوزه معاونت آموزشی دانشکده

تحویل نامه های دبیرخانه شامل (تاییدیه های تحصیلی متوسط و پیش دانشگاهی دانشجویان و دانشجویان ارشد و دکتری، اسکن فرمهای فراغت از تحصیل و مدارک فارغ التحصیلی دانشجویان در سیستم بایگانی الکترونیکی و همچنین ضبط مدارک در پرونده دانشجویان)
تحویل فرمهای تسویه حساب و تعهد محضری دانشجویان از امور دانشجویان دانشکده
تحویل پرونده های دانشجویان ورودیهای جدید در تمامی مقاطع تحصیلی، تحویل تعدادی نامه های تغییر رشته دانشجویان و گواهی های کارشناسی و ریزنمرات دانشجویان، تحویل معافیت تحصیلی دانشجویان و کارتهای آزمون ورودیهای جدید و نامههای انتقالی یا مهمانی یا انصراف از امور فارغ التحصیلان به بایگانی و کدگذاری و اختتام از سیستم و بایگانی آنها در پروندههای مربوطه دانشجویان
همکاری با امور فارغ التحصیلان طبق نامه و لیست مربوطه درآوردن پرونده های دانشجویان در موارد لزوم جهت بررسی در اتاق بایگانی یا طبق درخواست تلفنی امور فارغ التحصیلان اعلام معدل و تاریخ فراغت از تحصیل و مشخصات دانشجویان به امور فارغ التحصیلان
طی مراجعه دانشجویان اعلام نواقص یا تکمیلی پرونده دانشجویان به دانشجویان کتبی جهت ارائه به امور فارغ التحصیلان
همکاری با امور دانشجویان در مورد گواهیهای تسویه حساب صندوق رفاه و تعهد محضری و کلیه نامه های مربوط به بدهی دانشجویان
ادغام پرونده دانشجویان کاردانی شبانه که می خواهند در روزانه ادامه تحصیل دهند
تغییر نام و نام خانوادگی دانشجویان با توجه به کپی شناسنامه و صفحه توضیحات و کپی کارت ملی و اصلاح نام یا نام خانوادگی آنها در دفتر روزانه یا شبانه
همکاری با آموزش طبق نامه از رئیس آموزش جهت درخواست پرونده دانشجویان و انتقال به اتاق ایشان و بعد عودت به بایگانی
طبق درخواست دانشجویان و طی مراحل اداری و دستور امور فارغ التحصیلان ارائه اصل مدارک (اصل کارنامه های متوسطه و پیش دانشگاهی و اصل گواهی های متوسطه و پیش دانشگاهی) با اخذ رسید و تحویل به دانشجویان
پاسخگویی حضوری یا تلفنی به دانشجویان و ارباب رجوع

مشکلات
با توجه به اینکه دیوارهای بایگانی آجری میباشد و بند کشی انجام نگرفته موجب گرد و خاک شده است.

تعداد فایلهای مربوط به دانشجویان خراب شده است و همچنین در صورت اضافه شدن ورودیهای سالهای آینده فضای کافی نخواهد بود.
با توجه به محل استقرار زباله ها نزدیک ورودی ساختمان بایگانی می باشد، موجب آلودگی بایگانی و بوی نامطبوع و همچنین موقع جمع آوری زباله ها توسط ماموران شهرداری وایجاد دود ناشی از ماشین شهرداری.
با توجه به اینکه حجم کاری اینجانب بایگانی دانشجویی، پرسنلی، اداری، و الکترونیکی کردن پرونده های دانشجویان زیاد است فرصت زمان کافی برای این امورات وجود ندارد.

پیشنهادات

در خصوص دیوارهای بایگانی پیشنهاد میشود بند کشی دیوار و در صورت امکان رنگ آمیزی گردد.
پیشنهاد ریلی کردن بایگانی در خصوص خرابی فایلها و اضافه شده پرونده های دانشجویان.
پیشنهاد میشود در خصوص زباله ها به محل دیگری انتقال یابد.
پیشنهاد میشود در صورت صلاحدید یک نیروی ثابت به این واحد اضافه گردد تا روند انجام کارها به روز باشد.

جهت دریافت فایل متنی این گزارش عملکرد، اینجا را کلیک نمائید.